كم يكلفك الغياب فعلًا
الكرسي الفاضي ما زال يكلف إيجارًا ومرتبات ووقت طبيب. لو عند العيادة 3 حالات غياب يوميًا ومتوسط قيمة الزيارة 800، فهذه 2,400 يوميًا، أي أكثر من 60,000 شهريًا من الإنتاج الضائع. حتى تقليل الغياب للنصف يغطي تكلفة برنامج العيادة أضعافًا.
1. أكّد كل موعد قبله بيوم
التذكير الذي لا يقرؤه المريض لا يفيد كثيرًا. التأكيد يطلب ردًا. قبل الموعد بيوم يمر الاستقبال على قائمة الغد ويحصل من كل مريض على: نعم، أو موعد جديد، أو إلغاء.
في مصر والخليج واتساب هو أفضل وسيلة: المريض يقرؤه، ويرد بكلمة، وبدون تكلفة. اكتب الرسالة بلغة المريض واذكر الطبيب واليوم والساعة.
2. تابع الردود وليس الرسائل فقط
احتفظ بقائمة واحدة للغد وبجانب كل مريض حالته: أكد، لم يرد، تأجل، ألغى. اتصل بمن لم يرد بعد الظهر. الموعد الملغي الذي تعرفه قبلها بيوم يمكن إعطاؤه لمريض آخر، أما الذي تعرفه وقت الزيارة فقد ضاع.
3. حدد وقتًا لهذه المهمة
في الأيام المزدحمة يُنسى التأكيد. حدد له وقتًا ثابتًا (مثل الساعة 2 ظهرًا قبل الموعد بيوم) وتنبيهًا للاستقبال لو لم تكتمل القائمة.
4. احجز الزيارة القادمة قبل أن يغادر المريض
المريض الذي يخرج بدون موعد كثيرًا لا يعود، خاصة في منتصف خطة العلاج. عندما ينهي الطبيب الزيارة يحدد متى يعود المريض، ويحجزها الاستقبال عند الدفع.
5. دع المريض يحجز الوقت الذي يناسبه
كثير من المرضى يغيبون لأن الموعد لم يكن مناسبًا من الأساس. اسأل عن الفترة المفضلة ("بعد الشغل"، "الصبح") واحجز فيها. والحجز أونلاين من موقع العيادة يساعد أيضًا لأن المريض يختار الوقت بنفسه.
6. سجّل الغياب في نفس اليوم وأعد الحجز
لو لم يصل المريض خلال مهلة السماح (مثل 30 دقيقة) سجّل الموعد كغياب وأرسل رسالة لطيفة قصيرة تعرض موعدًا جديدًا. أغلب الغائبين نسوا ولم يضيعوا.
7. قِس النسبة
تابع نسبة الغياب (عدد الغياب ÷ عدد المواعيد المحجوزة) كل شهر، لكل طبيب ولكل يوم في الأسبوع. لو يوم السبت أو مساء طبيب معين أسوأ بكثير، فقد عرفت أين تتحرك.
كيف يساعدك OdenteQ
في مواعيد OdenteQ قائمة تأكيد الغد بأزرار اتصال وواتساب تفتح رسالة جاهزة بلغة المريض، وحالات بلمسة، وشريط تقدم، وتنبيه في الوقت الذي تحدده. المواعيد الفائتة تُسجل كغياب تلقائيًا بعد مهلة السماح، والطبيب يحدد الزيارة القادمة عند إنهاء الزيارة، والتقارير تعرض نسبة الغياب لكل طبيب.
أسئلة
ما نسبة الغياب الطبيعية في عيادة الأسنان؟
تختلف كثيرًا حسب العيادة والمدينة. قِس نسبتك كل شهر واعمل على تقليلها. العيادات التي تؤكد كل موعد قبله بيوم تلاحظ انخفاضًا واضحًا عادة.
أيهما أفضل للتذكير: الرسائل النصية أم واتساب؟
في مصر وأغلب الدول العربية واتساب. المريض يقرؤه ويرد بكلمة، أما الرسائل النصية فغالبًا تُهمل.
هل تأخذ العيادة رسومًا على الغياب؟
بعض العيادات تأخذ عربونًا للزيارات الطويلة أو المكلفة. أما الزيارات العادية فالتأكيد وسرعة إعادة الحجز أنجح من الرسوم غالبًا.
